【找灵感】使用PowerPoint格式传递资料的习惯成因何在,怎样改良?
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【找灵感】使用PowerPoint格式传递资料的习惯成因何在,怎样改良?

无论国内外均有大批办公人员习惯使用PowerPoint格式(ppt或pptx)传输从会议通告、活动日程到屏幕截图和产品技术规格的一切内容,Word和Excel也有类似的问题,更有在PPT中插入若干XLS文件的可怖状况发生。

人们会这样使用办公软件的原因是什么,仅仅是便利而已?

有什么改良方案或者相关尝试吗?

尽管今天PowerPoint成了神憎鬼厌的软件,但它的故事其实非常精彩,早年也是狠酷的。《纽约客》之前有篇IanParker的长文详述。

我总结一下

幻灯片是一种用来帮助沟通的视觉辅助工具,它的诞生跟美国商业世界发展有关。简单来说,美国商业界经历了从单纯地满足用户需求到“发明用户需求”的转变。这令公司各部门之间的沟通变得频繁。部门内部的沟通可以单靠嘴巴说,但随着需要沟通的信息变得越来越复杂,牵涉的部门越来越多,视觉辅助工具就显得必要了。当年大家用的是实体幻灯片投影机。

1980年代,个人电脑开始兴起。一位叫WhitfieldDiffie的数学家(公钥加密技术的发明人)在Bell-Northern研究实验室準备讲演时写了一套软件,能够在纸上画出一个黑框,在黑框里可以写字,所见即所得。这就是PowerPoint的灵感来源。该实验室的电脑科学研究部主任BobGaskins看准Macintosh和Windows会火,在1984年加入了硅谷一家名为Forethought的软件公司,雇了一位名叫DennisAustin程序员开始写一个叫Presenter的软件。后来发现Presenter这商标被人注册了,Gaskins洗澡时想出了PowerPoint这个名字。

PowerPoint最初是没有模版的,上来就只有空白的页面。Gaskins的设计哲学是要把设计的权力交给做讲演的那个人,取消专门的设计师角色。这一点当年有争议,他的同事认为讲演者未必具备设计能力,所以应该限制软件的设计功能,由专门的设计师做好,讲演者用PowerPoint播放就好了。拥有一颗自由灵魂的Gaskins不同意,还引用梭罗的话说:我来到这世界上,不是为了把它变得更好,而是为了在其中生活——不管它是好是坏。

第一版的PowerPoint在1987年推出,只有Mac版,并大获成功。Forethought狠快就被微软以1400万美元现金收购。1990年,第一个Windows版的PowerPoint跟Windows3.0一起推出,随后被和Word、Excel一起整合成了Office。

如上所述,PowerPoint最初没有模版。1992年Gaskins离开了微软,接下来的事情就跟他无关了。到了1990年代中期,微软决定增加模版功能(当时还不叫模版,叫AutoContent),因为他们觉得普通人面对一张白纸会无所适从。而AutoContent这个说法原本是一位工程师用来嘲笑小白用户的:我们应该做一个自动内容生成器,然后按一个键就可以生成幻灯片。”但这个想法被微软采纳了。(AutoContent的说法在Office2007之后好像就停用了,改用模版。)

希望这个故事不算完全走题。PowerPoint在发展了那么多年之后,成了一种思维框架,而框架就是限制,这和PowerPoint最初的设计者Gaskins的初衷刚好相反。Gaskins想解放人的思想和心灵,方法就是给他们一张白纸。无奈世界上大部分人是不喜欢自由的。

最后也想说一下网上常见的另一种观点,即PowerPoint土,Keynote高端。事实上任何模版和预设效果都是对思维的框定和限制。限制狠多时候都是好事,但如果你使用Keynote只是热衷于它内建的各种效果和模版的话,那无论做出来的幻灯片多么优雅,也只是一种低端行为。

Via i黑马 By 何劲

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