一天八百封,大老板们怎么处理电子邮件?
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一天八百封,大老板们怎么处理电子邮件?

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大企业的CEO除了日理万机,每天大概都要接到成百上千封电子邮件,当中有些可能十万火急,多数是垃圾广告,可能还有不少恶意骚扰,有网友在美国问答网站Quara上问到:Bill Gates、Larry Page、Mark Zuckerberg怎么在百忙之中管理电子邮件?

经常在Quora 回答网友问题的Wikipedia 创办人Jimmy Wales 这回果然又被“钓”了出来,他说:

Jeff Bezos(编按:亚马逊创办人兼CEO)告诉过我,他跟所有人说,如果你寄电子邮件给我,你不是会在十分钟内收到回信,不然就是永远等不到。他是个有趣的家伙,可以笑笑就好,不过就我的经验来说,这只有一半是玩笑。:)

看完大人物的回答后,来看小助理怎么说,一位匿名网友简要描绘了他帮老板处理邮件的原则。

他自述,自己曾帮一位家喻户晓的企业名人处理邮件,平均每天大概收到800 多封信件,如果有什么大消息,最多一天曾经处理2000 封信。这些信件大略分类如下:

私人信件通常都可以畅行无阻,抵达老板手上(几乎啦,有些例外在下面说明)

媒体信件转往营销部门

求职信件转给人资

跟业务有关的转至客服部门

劝募请求转到家族基金会

衣衫不整的女子来信请求心灵慰藉,删无赦

还有一些信件转给律师

有一部分私人信件会被挡在他手上,像是笑话啦,政治文啦,或者任何像是在Facebook 会看到的内容等等,除非寄信人是白名单上的其中一员,不然通通不得其门而入。所谓白名单包括老板的配偶、小孩、双亲和少数朋友,不过朋友清单愈来愈短了。

他能处理的就尽量处理,他的工作职责包括安排行事历,因此也可以代老板约定开会时间。

热情客户来信赞美也会连同事先拟定的回信草稿转给老板,他的老板通常自己在草稿上多加一两行后亲自回覆,内容多是由衷感激,但是言辞保持距离,不表露继续联络的意愿。

批评指教的信件,也会附上回信草稿转给老板。但若是恣意谩骂的就进垃圾桶陪伴裸女。如果实在难听到有威胁恐吓的嫌疑,就得请律师出马了。

每位五百大企业的CEO 行事风格不一, 对于电子邮件处理的方式也大异其趣,有些人亲自处理,有些人交给下属。这位匿名的回答者说,寄信给他的老板等于放弃隐私,因为他握有看遍所有信件的权力。

特别有趣的是他自己对这份工作的感想:

我非常了解我的老板,但是我的老板对我几乎一无所知,这是一种很独特的亲密关系,有很深的信任感在里头,不只是所谓隐私而已,还包括判断。

我猜他大概花了半年的时间才全盘信任我的做法,而我又多花了几个月时间才游刃有馀。说到薪水嘛,10% 是工作上的付出,90% 则是归给谨慎和周延的判断力。

还有他也从过来人的经验提醒所有想寄信给CEO 的读者,别以为CEO 都事必躬亲,信件通常是交给助理处理,助理才是决定信件去向的人。如果想要CEO 亲自读信,不是想办法跟他成为至交,不然信就写得就有礼貌一点吧。

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