如何专注于至关重要的20%
王静静 王静静

如何专注于至关重要的20%

如果我告诉你,只要你把更多时间和精力专注于你已经在做的一些事情,你就有能力彻底改变你的人生,可以完成更多的事,赚更多的钱,享受更多的成功,你会怎么看?这是真的,这种说法是根据一条已经存在了近100年的著名原理得来的。只不过,大多数人都因为某个简单却又隐藏不见的障碍而无法使用这个方法

如果我告诉你,只要你把更多时间和精力专注于你已经在做的一些事情,你就有能力彻底改变你的人生,可以完成更多的事,赚更多的钱,享受更多的成功,你会怎么看?这是真的,这种说法是根据一条已经存在了近100年的著名原理得来的。只不过,大多数人都因为某个简单却又隐藏不见的障碍而无法使用这个方法。这就像是一个充满宝藏的洞穴,从入口处能够很容易看到里面闪闪发光的宝石和金子在召唤着你,但只有千分之一的人能成功地进入洞穴深处获取这些财宝。

本章将告诉你这一原理是什么以及它在你的生活中如何奏效,本书的其余部分将提供给你所需要的工具和技巧,从而帮助你克服那些让大多数人碌碌无为的障碍,这些人之所以无法突破成功的一般水平,正是因为他们无法将这一原理运用于实践。我保证只要你坚持运用这一原则,它一定会使你的生活发生巨大改变,它会使你的生活变得越来越好。专注力

帕累托法则(Pareto抯 Principle)

经济管理思想家约瑟夫 M. 朱兰(Joseph M. Juran)提出这一理论,并最终以意大利经济学家维尔弗雷多帕累托(Vildredo Pareto)之名进行命名。维尔弗雷多帕累托发现意大利20%的人拥有全国80%的收入,他随后在其他国家也开展了类似的调查。研究结果发现,这些国家的收入分配均呈现相似的情形(在某些国家,财富甚至集中在更小比例的人手中)。最终,他的发现成为商业社会的一条经验法则。例如,20%的客户人群贡献了80%的销售额。

80/20法则

你可能在某一时刻已经遇到过80/20法则,也就是众所周知的“帕累托法则”。它的核心思想是,你的80%的收益或价值其实仅来源于20%的努力。

大多数办公室白领都能很容易地验证这一现象。每天的8个小时工作时间里,很可能只有一个半小时的工作才会真正有所回报,这就是那20%。这很可能包括为开发一种新产品或新的服务类型作决定、创建新的优先顺序或目标、指导他人工作等。其余的80%可能包括一些含金量比较低的活动,比如整理邮件、出于礼貌而参加的一些与你关系不大的会议、做一些微不足道却又很紧急的小事、拒绝一些向你推销不适合你的产品或服务的推销员,或是接听一些和工作关系不大的闲聊电话。

费时的同事

你有没有这样的同事,他们花了你80%的时间却只给了你不到20%的回报(不论你怎么定义)?是时候重新分配他们接近你的机会了,把更多的时间放在那些能带来更多回报的人身上 。

同样的规则通常也适用于产品上。许多公司都有非常庞杂的产品线,如果他们对其利润来源进行分析,就会发现这些利润其实来自相对很少的产品。这很可能是因为这些产品的销量很大或者因为其价值最高。

服务行业可能拥有很多的客户,但大部分的利润其实来源于相对较少的一些客户。他们很可能还发现20%的客户占用了80%的时间来处理一些费时的问题、细枝末节的抱怨以及在最后时刻做的变动。值得注意的是,提供最大价值的这20%通常并不是制造最多问题的20%。商人发现放弃那些最难缠的客户能使他们解脱出来赚取更多的钱,更别提因此而无需再承受的巨大压力和内心的愤怒。

这一准则甚至还可以运用在家庭生活的某些方面。很可能你80%时间里的穿着只是衣橱中衣物的20%,家中80%的磨损只是发生在20%的地毯身上。很可能你和配偶或伴侣80%的争执都源自你们意见有分歧全部话题的20%(对于大多数夫妇而言,这些问题一般是金钱、谁来做家务以及养育孩子等问题)。

消除20%的消极力量

目前我们所说的大多是些能带来积极结果的行动,而80/20法则同样适用于消极的事情之中。比如,80%的犯罪事件是由20%的罪犯所为,这就是纽约“零忍受”(zero tolerance)政策能够见效的原因。事实证明,街头所抓获的那些犯小事的人都曾有过大罪的犯罪记录。

举个常见的负面商界案例:在我们和某家公司或者某种产品的接触中,遭遇一位行事粗鲁或毫无头绪的客服代表可能只占到很小的比例,但这就足以改变我们对于该公司的整体印象。

在个人生活中,有时候我们在20%或更少时间里做的事,造成了我们80%的不开心。比如说,有人和配偶只用了很少的时间争吵,但可能正是这次争吵造成了日后很多的不愉快。

自然,对于消极举措我们应该尽量减少而不是增加这20%。因此,在大多数情况下,最好的策略就是做一些能够给我们带来正面效果的事情,从而让消极的事情无处立足。那些过着真正多产的、快乐人生的人常常会对他们曾经肆意放任的消极行为失去兴趣。

专注于积极事件为什么重要

《改变你看待事物的方式》(Change the Way You See Everything)一书的作者、心理学家凯瑟琳 D. 克拉默(Kathryn D.Cramer)指出,80%的时间里我们都在关心哪些事情没做好,而研究表明,将注意力集中在我们做好了什么上才是加速进程的关键。那么我们为什么要关注这些消极的方面呢?因为我们被训练成这样。她指出,在三四岁之前,不管我们做什么事情,大人们都会给我们掌声和称赞。但是等到我们上学以后,他们专注的焦点开始变成我们都做错了什么,这种状态在我们以后所接受的教育阶段一直存在。

你可以选择你要考虑的东西,将80%的注意力集中在你的优势上,集中在日常生活中做得比较好的事情上以及你的潜能上,这种做法会更加有效。

如果你已经习惯于强调消极的事情,那么想要改变这个习惯就需要花些时间了,不过还是有些方法可以帮你转到更积极的方向上来。

每天早上醒来的时候,花一两分钟想想生命中值得感激的事情。同时,想一想这一天你所期待的事情。

在一天当中,当有事情进行得很好的时候,花点时间把它记下来。这些事情并不一定要是什么大的成就,可能只是你处理得非常得当的一通电话或者你回答同事的一个问题。这听起来也许很琐碎,但是想想,你一天中会注意到多少消极的小事?花些时间注意这些积极的东西,这可以帮你在思想上达到某种平衡。

同样,注意其他人所做的积极而有价值的事情,花点时间去赞美他们所做的事。糟糕的项目经理常常只会记住下属犯错的时候,而优秀的项目经理则懂得培训员工的最好方式是强化他们的有效行为。

夜晚时分,简要回顾一下当天发生的事情。积极和消极方面的事情都要想一想,想想从这些事情中你都学到些什么。如果这天确实有很不好的事情发生,那么下一次在遇到类似情况时你要怎么处理呢?那种有关个人发展的说法,什么“人生没有错误,有的只是不同的经历”这种话听起来不免有些幼稚,但其中确实有一丝真理的成分。

你的这种思维方式上的改变可能实际上成为实施80/20法则最重要的方面,因为如果不首先改变消极的态度,你是很难改变那些消极行为的。

让我们看看通过关注最有价值的20%,你的职业生涯能发生多大的改变。

工作中你需要关注的积极的20%是什么

花点时间想想80/20法则可以怎样运用到你的工作中。在工作周中,你所做的最多产的事情是什么?

现在大概估算一下,你有多少时间是花在真正做这件事情上。我曾经对很多人问过这个问题,包括行政人员、艺术家、儿童节目喜剧人员、教师、医生,基本上这些人都说他们只花费了10%~20%的时间做这些最有产出性结果的事情。当然这也就表明,他们的大多数时间都花在一些产出性很少的事情上。这个事实解释了为什么如此多的人总是无法摆脱平庸的境地,我们大多数人都在浪费自己的宝贵时间。

80/20法则的寓意很简单,它几乎可以运用于一切场合。如果你能够在关键的20%事项上花费更多的时间,那么你就可以做到更多产(并且很有可能赚到更多的钱)。

简化你的工作空间

你可以对你所工作的环境运用80/20法则。你工作中80%的时间都会需要的物品(例如订书机、目前正在执行项目的文件夹、胶带等)是否在唾手可得的位置,或者你的办公桌上是否堆满了你在平时工作中连20%的时间都不大可能用到的东西?根据实际情况对这些物品进行重新摆放。

这个过程也很简单:确认你最重要的20%工作事项,更多地重复这20%的工作,这当然就意味着,少做那些不太有利的80%。稍后我们会提到远离那些不太有价值行为的最佳途径。

“找到你最重要的20%的工作,多做这些工作。”

首先第一步要看看你目前正在做些什么。在下面的横线上写出你工作时会做的10项任务或活动。当然,从事不同职业的人所给出的答案千差万别,但这里面可能会包括写报告、参加会议、拨打销售电话或者浏览网页了解相关新闻。这十项任务不要写成你的工作描述或者你打算做的事情,而要实实在在是你工作时间中确实会去做的事。

目前占据你工作时间的十项任务:

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现在对你所列出的这十项任务,分别写出它们在你工作时间中所占据的比重。如果你所做的事情远不止十件之多,那么你的比率总数就无法达到100%,你也不用像个完美主义者,一定要把所有比率计算准确,只要合理地猜测就好。如果你想更准确,那你可以用计算器。比如说你一周工作40个小时,你花了3个小时做第一项工作,那么就用3除以40,结果得到7.5%,那么这个数值就是你在这件事情上所花费时间的比重。

在下面的空白处,写下你工作时所做的三件最有价值的事情,也就是帮你取得更多金钱或者代表你所做出的最大贡献。这些事情可能已经包含在你以上的清单内,又或者它们中的某个或多个根本不在你做得最多的十件事清单中,因为这些事情实在占据了太少的时间。

工作中最能增加价值的三件事情:

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现在估算下你在这三件事情上花费了多少时间。理想状态是这三件最有价值的事情同时占据你工作中最大的三块,但实际情况往往并非如此。不过别担心,用不了多久你就能了解一种方法,这种方法将教会你如何改变对于时间的利用方式,而这将会彻底引导你走向快速成功。

休闲时间中你最关注的20%是什么

现在对你日常生活中常做的事情排一个类似的清单,看看帕累托法则在你的个人生活中是怎样起效的?在下面写出你工作之余所做的十件(或者更少)事情(睡觉和吃饭除外)。同样,不同的人所给出的内容也千差万别,但是可能会包括看电视、阅读、运动健身或者去影院看电影。在这个清单里,只列出你确实会做的事情;比如,你可能会对去剧院或者博物馆感兴趣,但是除非这些事情确实是你空闲时最常做的十件事,否则就不要写它们。

目前空闲时,你最常做的十件事:

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跟之前一样,估算下这些事情在你空闲时光里所占据的大概时间。

然后写下三件让你觉得最开心的事情。如果有些事情你觉得自己非常满意,但它们并不在你上面所列的清单中,那么添加这些内容。

闲暇时会做得最有意思的三件事情

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现在估算下这三件事情在你所有空闲时间里所占的比重。在人们的生活中,对于大多数人而言,他们花了最多时间做的那三件事往往并不是能给他们带来最多欢乐的事情。

要了解更多有关帕累托法则的信息,企业家、管理咨询师理查德科克(Richard Koch)著有三本关于帕累托法则实际运用的书籍:《迈向成功:80/20法则》(The 80/20 Principle),《发挥你的潜能:80/20法则》(The 80/20 Individual)以及 《生存方式:80/20法则》(Living the 80/20 Way)。

为什么我们总是在做那些令人不甚满意的任务或行为

你可能发现你所列清单里的一些事情占用了很多空余时间,但它们所带来的效果却很一般。只是我们早就习惯了要去做这些事,或者因为我们认为有人想要我们这么做。我们常常并不立即去做一些会给我们带来更多欢乐的事情,因为这些事情迟早都会去做。迟早可能是指“当孩子们再大些”,或者“等我退休以后”,或者“等我们存够钱”。然后不幸的是,我们往往都盼不来这些日子。

还有一个因素就是“无底洞现象”。决策研究表明,人们在某件事情上投入越多(这种投入可以是金钱、时间或情感),就越难以舍弃这件事。举个例子,一本300页的书,你已经看了200页,而你越看越觉得这本书没意思,但是你很有可能觉得还是应该把这本书看完,因为已经看了这么多页了。这一效果同样适用于其他方面,比如不应该再继续投资某个项目或者以前所购买的那些不再适用于你的东西。(“我不能就这么放弃或者以这么低的价格出售,当初买的时候,我可是花了一大笔钱!”)

克服这种心理有个很好的策略,那就是运用“零容忍”准则。试问:“如果当时我并没有买这个(或者在这上面花时间),现在还会这么做吗?”如果答案是否定的,那么是时候停止、甩掉或者卖掉它了!

还有一种因素可能是面子问题。比如你告诉了所有认识你的人,你将去参加一场马拉松比赛,之后你却发现参加这个比赛会对你的膝盖造成疼痛和其他损伤,但即便如此,你依然会去参加这场比赛,无论弃赛对你的健康多有利。解决这个问题的一个很好的方式就是倒退一步,更客观地对整个事件进行思量。如果你有朋友也碰到这种问题,你会怎么做?你很有可能会说,“别傻了,健康比什么都重要。”这也是你对自己的答案。

下一步是什么

通过本章,相信你已经明白在你的工作和业余生活中哪些方面可以进行改善,从而极大地提升你的快乐和幸福。下一章,你将了解怎样在具体的目标中专注于这些事情,以及帮助你实现所设定目标的秘诀。

以上摘自《专注力:化繁为简的惊人力量》 ?作者:于尔根.沃尔夫 ? ?译者:朱曼 ? ? ? ? ?出版社:机械工业出版社

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