【方法论】关于团队协作平台如何实现“高效而优雅”的思考
王东 王东

【方法论】关于团队协作平台如何实现“高效而优雅”的思考

I黑马一直很看好社会化协作平台的平台的发展,尤其随着围绕云的各种服务的快速发展,在我们的黑马营学员中也有一些不错的云办公 协作化办公平台,例如和辰信息的睿云在线。下面稳重的Teambition也是一款出色而优

I黑马一直很看好社会化协作平台的平台的发展,尤其随着围绕云的各种服务的快速发展,在我们的黑马营学员中也有一些不错的云办公/协作化办公平台,例如和辰信息的“睿云在线”。下面稳重的Teambition也是一款出色而优雅的团队协作平台,它的创始人齐俊元也向i黑马分享关于 “高效而优雅”理念的一些思考。

怎么打造一个用户体验出色的协作应用。首先从分析协作应用的特点开始。

协作性应用的特点

我们要先弄清楚“协作应用”和“传统应用”有什么不同。下面这张图罗列了它们之间一些主要的区别:

首先,两者之间的使用的时间段不同。

如果注意观察我们身边的人,个人应用大部分是在早晨挤地铁、中午休息的时候,或者晚上回到家的时候使用;而协作应用更多解决工作上的问题,一定是在工作时间使用。

第二,两者的停留时间也很不一样

Facebook应该是全世界停留时间最长的个人网站,它的停留时间也不会超过每天一两个小时,但协作性应用不一样,从我们的数据上来看,用户每天会花好多个小时在上面。

第三,人们使用它们的出发点非常不一样

个人应用是用来消磨时间的,因为我有一些碎片时间,我会看一些文章,打一个游戏,是希望把这些时间用掉。协作应用不一样,用户的出发点是:我不想浪费很多时间开会,我不想跟我的团队浪费很多时间去争论,总之,我希望节约时间。

关于协作应用的体验要素

首当其冲的是协作性

在设计一个协作应用的时候必须考虑它是几个人一起用的,所以保障协作性最为关键。

有关协作性的第一点是,发生的讨论必须要有明确的上下文。邮件为什么有时候会很不爽?如果我们回复的时候忘记加一个人,万一抄送的时候忘记加一个人,然后再补,对话就会很乱,最后可能参与的人很难搞清楚整个讨论的前因后果是怎样的,容易造成误会和低效。Gmail引入了邮件的对话模式,其实就是想解决这个问题,但是很难,邮件天生就是这样,没有办法做到很好。所以做协作应用必须在乎这点,讨论一定要有清晰的上下文。

第二点,信息对于不同的人来说不能出现不对称。你可能在用邮件的时候会说:“你的邮件我没有收到,所以这事情我没有处理”,或者:“不好意思,这邮件我收到晚了,所以我才处理”,又或者发现邮件进垃圾箱了,这些事情经常发生,这就是所谓的信息不对称。你知道这件事情要处理,可是我还不知道。这种情况在协作应用里不能发生,发生了就会降低效率。

后期如何查找数据,以文件为例,我们现在可能会用网盘共享一些文件,比以往用U盘拷贝方便很多,但有的时候同事可能把一个文件放在很深的一个目录里,其他人找半天都找不到。我认为这就是网盘在设计的时候并没有充分考虑怎样提高协作性。一个好的协作应用的数据应该是尽可能平的,便于查找,我认为iCloud在这个方面要考虑的充分一些。

协作类产品需要有很高的可用性

为什么把可用性加进来?平时一个应用假如有10个用户,一个不会用没关系,其他几个继续用。但是在协作应用里面不一样,10个人的团队,有一个人不用,这10个人全都不会用,所以协作应用对可用性的要求要高很多。它的学习成本必须非常低,有10个用户,必须10个用户全都会用,全都不用教。另外,协作应用是用来节约时间的,所以你要把使用效率放在心里面,你不应该有很复杂的操作,让别人要干一件事情浪费很多时间去做。

协作化平台的持续性非常重要

协作应用被打开以后,往往一天都不会关闭,所以它必须足够可靠、足够稳定,能够支撑用户一天的工作,我称之为持续性。持续性的另外一点是延伸到更多的使用场景中去,比如很多人会走出去办公,比如今天我在会场这里做演讲,我的员工在办公室,移动端保证我可以把工作延续下去。持续性的第三点在设计上,用户长年累月在你的产品上,如果它长得很不讨喜就很糟糕,我时常听到别人抱怨公司的办公系统:“我们公司的OA长得丑的不得了,不是老板逼我用,绝对不用。” 我们不能搞出这样的东西来,我们要确保大家每天都很享受地使用我们的应用。

Teambition团队在提高用户体验上做的一些思考

Teambition在优化体验要素上花了很大的心思,因为想做一个又简单,又很强大的工具。它将不同的功能拆到不同的应用里面,每一个应用去解决一个针对性的问题,它使用最好、最简单上手的交互方式去处理一个特定的问题。所以,我们为你不同的项目提供几个不同的应用,每一个应用解决项目中的一类需求,这样就可以让每一个应用用最好的方式处理这个问题。

第一个应用是动态墙,专门帮助项目成员进行交流、讨论。

第二个是任务板,在项目中最重要的任务管理,我们希望找到最好的方式帮助项目里的所有人都按时完成任务。

Teambition将任务管理做成一个很大的白板,将任务的阶段一个一个列出来,所有的人第一眼看到就知道每个任务进展到什么阶段了。如果我自己的任务进展到新的阶段,我只需要把任务卡片拽起来拖到下一个阶段就可以了,相关的人自动会收到通知。如果我是项目负责人,我要修改一个任务的执行者,那么把新的执行者头像拖拽到这个任务卡片上,执行者就修改好了,非常简单。

第三个应用是文件库,帮助项目成员共享文件,并且可以针对每一个文件展开讨论。

teambition的文件库和其他网盘都不一样,它规定文件库只有一级,你不能在一个文件夹里再建一个文件夹。我们的用户起先不理解,后来事实证明这样的方式真的能帮助他们找到文件,提高效率。

下面几个细节也是teambition在分拆应用方面的体现:

永远无需刷新

绝大多数用户在办公室使用网页端,所以我们在网页端上投入了非常多的研发力量,最让我喜爱的一点是:我们的网页是永远不需要刷新的,所有信息都会实时自动更新。并且,我们做了很好的内存管理,让它永远都不会崩溃。

邮件整合功能

在实际使用上可能出现一种情况就是:很多员工都用了,但是老板说:“我只收邮件”。我们做了一个功能就是,teambition上的讨论我们都会发个邮件给你,你可以直接回复邮件,就可以参与讨论。

桌面通知

另外teambition用了html 5的桌面通知,所以当你的浏览器在后台运行的时候,你也会收到一个通知告诉你有新的工作进来了。这对于提高成员间协作的效率非常有意义。

使用灰阶色调

我希望用户在teambition上持续使用一天都会觉得看着很舒服,所以使用了灰阶色调。这在所有网站中很少这么使用,因为你如果往里面加色彩来让它变生动是很容易的,但如果只给你黑色到白色之间的灰阶,你要把一个网站设计得层次很分明,逻辑很清楚,是比较困难的。

另外,齐俊元也有两个问题和大家探讨:

1.新手引导是否有必要存在?现在我打开任何一个应用,一定有一个新手引导,但是我不确定大家是否觉得这是好的。是不是一个好的应用,不需要新手引导,大家应该拿起来就会用?这是值得思考的问题。

2.移动版也应足够强大?有的公司愿意说,我的移动端拥有我PC端的全部功能,所有强大的功能都被放在你手上,但事实上是不是当我们走在路上的时候,我们其实没有能力做这么多的事情,而应该把最重要的事情放在移动端上,这也是一个很有意思的问题。

方法论 关于 协作
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