花更少的时间做更多的事:如何有效地委派工作?
Dave Lavinsky Dave Lavinsky

花更少的时间做更多的事:如何有效地委派工作?

作为公司老板,你只需专注那些能为公司带来最大利益的事情。

文章授权转载自李开复公众号(ID:kaifu),作者Dave Lavinsky。

作为公司老板,你只需专注那些能为公司带来最大利益的事情。通常说来,这些事情也只有你能够胜任。你需要做的是将其他事情委派给员工去做。

当然,你需要判断哪些事情比较重要,需要你亲自花时间去做。帕累托法则(又名二八定律)表明,20%的事情(例如你的客户)产出了80%的结果(例如公司总销售额)。这个定律应用到本篇文章就是说,最后结果的80%,其实只是由你工作的20%完成的。因此,关键就是如何确定这20%的工作是什么,如何去做更多有效的工作,以及把其他80%的工作委派出去。

确定工作中最重要的20%

确定工作中最重要的20%,第一个方法是“回顾”。回顾一下,去年推动你公司发展的最重要的项目是什么?这个问题的答案会告诉你最重要的那20%工作,以及你需要继续去做哪些工作。

第二个确定优先工作的方法是列出你接下来要做的工作,并且思考下面几个问题:

这些工作真的会给你的公司带来利益吗?

你擅长做这项工作吗?

公司里有其他人比你更加胜任这项工作吗,或者说能够把这项工作做得和你一样好。

最后,还有一个好方法能够帮你确定那些不属于这20%的工作:把低价值的工作记录下来。要做到这一点,你首先需要停止做那些低价值的工作。例如,如果你能以1小时10美元的价格雇佣一个人来做某项工作,你就不必自己去做。当你回顾自己过去的工作时间时,把属于这类的工作都记录下来。

接下来你需要做的是:把那些低价值的工作委派给其他人。

有效委派任务的五个步骤

对于一些企业家和公司老板来说,委派任务在一开始常常很困难,因为他们总是希望自己能够掌控一切事情。然而,为了达到最佳状态,你必须学会委派任务。乔布斯就是这样做的,他没有自己制作出iPod的样机,也没有亲自参与制造、市场和售后服务的管理。比尔盖茨也没有编写所有微软产品的代码。再想一下,如果理查德·布兰森没有将工作委派出去,他还能够管理将近50家公司吗?

事实就是这样,只有将任务委派给其他人,你才能将时间节省下来,专注于那些能带来最高效益的工作。然而,如果委派不当,结果将会是工作没有完成或做得很差,那你可能需要花费更多时间和精力去处理这个后果。因此合理委派工作是至关重要的。

以下几个步骤能够帮助你有效委派任务:

1确认能够委派任务的那个人

这个人可能是你公司的员工,也可能是外包人员或外包公司。这个人必须具备完成这项任务的相应技能,而且能够在规定时间内完成任务。

你的员工需要列出每周或每日要做的工作,以便你能够查看这些表单,来确定适合这项任务的人选。

2将工作交代清楚

下一步是将工作交代清楚,包括工作是什么,需要交付的东西,完成日期,以及为什么需要做这项工作。如果你草率处理这个步骤,只简单交代“在这个日期前把这件事完成”,那你可能得到不满意的结果。

3考虑工作计划以及如何完成这项工作

接下来,你需要考虑工作计划,尤其是接受委派的这个人如何去完成这项工作。

需要注意的是,你要委派的不是某一项任务(比如今天将这份报告发一份传真)而是一个过程(比如从现在开始将我所有的报告都传真过去)。因此,当你委派一项像发传真这么简单的任务时,你需要考虑工作计划。例如,你多久需要发一次传真?当你完成报告后,需要在什么时间内将其传真出去?发送传真后必须要做什么?(确认收到?粉碎文件?)

你需要花时间去详细考虑并记录下这个任务需要如何被完成。

4让被委派人复述工作计划

加下来,你要让被委派任务的那个人向你复述任务,以确认他们完全理解了你的要求。很多人在听完后都会点头说“是的,我明白了”,但如果你让他们复述要求,就会发现他们的理解是错误的。你需要让他们把你的工作要求复述清楚。

5跟踪任务进展并提供反馈(长期任务)

当你委派的任务需要超过一到两天完成,你必须跟踪任务进程并提供反馈。理想状态下,你应该在每个任务节点进行检查,确保工作正确进展。

为了确保任务能正确完成,你需要在日历上标出检查节点,并及时监控上报结果。如果员工没有上报,必须及时提醒他们进度已经落后。你要定期同他们见面并给他们反馈和指导。

6评价员工表现

有效委派任务的最后一步是评价员工表现。很多企业家和公司老板都忽略了这一步,并因此深受其害。原因是,如果某人第一次完成你委派的任务时得到了B1评价,你认为他下次会做得怎么样呢?

下次他会神奇地做到A1的程度吗?不会。事实上,如果他们认为B1已经很好了,那下次他只会做到B1或更差的程度。这就是为什么给出反馈或评价表现能够使你下次得到更好的员工表现。

即使员工做得不错,你也要向他们解释为什么这次的工作做得很好,这样他们才会在下次工作中表现得同样出色。你需要告诉他们是否还有完善的空间。比起毫无反馈,人们更喜欢收到少许负面反馈。因此,讲清楚哪里很好哪里尚且欠缺,你会在员工身上不断得到更好的结果。

最后,你需要明白,在第一次委派任务时,你可能需要比你亲自去做这份工作花费的时间更长。然而,一旦你成功把这些工作委派出去,你就可以永远摆脱这些琐碎的事情。

你也必须接受这个事实:很多你委派出去的工作,可能不如你自己亲自去做的效果更好。尽管对于公司的一些方面(例如为客户提供服务)是不可接受的,但对于其他方面(例如采购、文书工作),能做到足够好就够了。

有效的委派工作使你能够被取代,尽管这似乎听起来有点奇怪,但这就是你想要的结果。这样你就能有更多时间来发展公司,而不是简单地维持其运转。你能够花更少的时间工作,享受一次真正的假期。你的公司对于买方也会更有吸引力,如果你的终极目标是将公司卖掉的话。

公司
赞(...)
文章评论
匿名用户
发布